Le choix de la téléphonie d’entreprise est un vrai enjeu business avec des conséquences à ne pas prendre à la légère. En faisant le bon choix, vous pouvez renforcer plusieurs aspects de votre entreprise tels que l’optimisation du temps de travail pour vos collaborateurs, la diminution des coûts de téléphonie et une amélioration de l’image globale de votre entreprise. Stratégiquement, il vous faut définir le critère clé et ensuite voir quels sont les autres éléments pertinents à prendre en compte. Une fois votre liste de besoins définie, vous pouvez plus facilement comparer les différentes offres du marché selon les critères choisis.
Nous avons ci-dessous listé et décrit les critères clés pour une entreprise dont vous pouvez vous inspirer pour bien définir votre besoins et préparer votre projet.
Optimiser vos coûts de fonctionnement
Le parc téléphonique d’une entreprise représente une ligne importante de budget. En effet, les évolutions technologiques engendrent des équipements plus complexes, plus coûteux, et plus difficiles à maintenir (autant côté hardware que software). Par ailleurs, il n’est pas rare que les salariés utilisent deux téléphones, un personnel et un professionnel. En plus de constituer un double investissement, cette pratique participe à multiplier la production de smartphones… extrêmement polluante. En outre, les matières premières requises pour la fabrication se font de plus en plus rares, avec des lieux de production de plus en plus lointains. Mais, bonne nouvelle : il existe aujourd’hui des solutions de téléphonie qui s’inscrivent dans la sobriété numérique. Plus besoin désormais de recourir à 2 téléphones ou 2 cartes SIM pour distinguer sa communication personnelle de sa communication professionnelle. N’hésitez donc pas à privilégier ce type de solutions de téléphonie, économique et éco-responsable !
Diminuer votre temps de gestion administrative
Votre solution de téléphonie devra s’inscrire dans une démarche d’optimisation de votre entreprise. Plus qu’un simple fournisseur ou opérateur, votre prestataire de téléphonie aura pour rôle de vous aider à simplifier la gestion administrative de votre flotte mobile. Veillez donc à privilégier une solution qui centralisera les informations et qui vous permettra de gérer les abonnements téléphoniques en toute autonomie et en temps réel. Ce n’est que de cette façon que vous parviendrez à fluidifier le pilotage de votre flotte, pour en finir avec la multiplication des contrats ou des notes de frais. Il est crucial que votre solution de téléphonie propose une (ré)attribution rapide des numéros de téléphone. Vous devrez également pouvoir adapter le nombre de lignes ou de licences à n’importe quel moment, afin de gagner en rapidité et en agilité. Et si cette (ré)attribution de lignes se fait sans avoir à fournir de téléphones portables professionnels à vos collaborateurs et gérer leurs contrats respectifs c’est encore mieux ! Enfin, pour plus de flexibilité, privilégiez les solutions sans frais de mise en place, de maintenance ou de résiliation.
Augmenter la productivité de vos collaborateurs
L’ergonomie et la prise en main sont des éléments à ne pas prendre à la légère dans le choix de votre solution de téléphonie d’entreprise. En effet, la mise en place d’une nouvelle solution implique un changement des habitudes. Cela peut donc engendrer une certaine résistance de la part des collaborateurs, et en conséquence, baisser leur productivité. Aussi, la réussite de l’adoption ou de la migration de solution reposera sur la capacité des équipes à s’emparer de l’outil. Votre solution de téléphonie devra donc être facile d’utilisation, ergonomique, pensée utilisateur et dans l’air du temps pour s’adapter aux pratiques de communication actuelles. L’outil doit soulager, simplifier et rendre agréable leur travail pour qu’ils puissent se focaliser sur le travail et non pas sur la gestion de l’outil. En plus, vous devrez de votre côté pouvoir suivre et analyser l’utilisation de l’outil afin d’avoir des données pour améliorer son utilisation.
Gagnez en efficacité avec une technologie adaptée
Votre solution de téléphonie d’entreprise devra s’appuyer sur une technologie innovante, fiable et complète.
Innovante, pour s’adapter continuellement aux évolutions de l’entreprise et aux nouvelles formes de travail. Les dispositifs de communication doivent en effet se réinventer pour apporter des solutions aux nouvelles façons de travailler. Aujourd’hui, l’enjeu consiste en grande partie à déployer une technologie qui augmente le pack nomade des collaborateurs.
Fiable, pour bénéficier d’un bon réseau téléphonique. Imaginez que l’un de vos collaborateurs travaille depuis sa maison de campagne : il doit pouvoir rester en contact avec ses collègues, ses clients, ses fournisseurs…
Complète, pour répondre à vos besoins et s’adapter à vos évolutions. Communiquer depuis l’étranger (sans exploser votre budget), passer des appels depuis un ordinateur, transférer des appels fixes vers des mobiles… Autant de fonctionnalités indispensables pour une communication d’entreprise optimale !
Sécuriser une communication de qualité pour vos équipes
Lorsque vous choisissez une solution de téléphonie, la fiabilité et la qualité du service sont des critères essentiels à prendre en compte. Vous êtes ainsi garantis que vos appels professionnels ne soient pas interrompus. Cela pourrait en effet nuire à votre productivité et à vos relations avec les clients. Une solution de téléphonie de qualité et fiable assure une clarté sonore optimale. Vous éliminez et évitez ainsi les problèmes de distorsion ou de coupures fréquentes, et permettez des conversations fluides et sans interruption. La technologie devient un atout pour vos collaborateurs qui peuvent se sentir plus sûrs dans leurs discours. Ils peuvent ainsi se focaliser sur le contenu plutôt que sur la gestion des surprises techniques de matériel.
Côté client, une solution de téléphonie fiable renforce la confiance de vos clients et partenaires commerciaux. Lorsqu’ils peuvent compter sur une communication fluide et sans faille avec votre entreprise, ils se sentent valorisés et en confiance. Ainsi, cela peut vous aider à développer une relation solide et durable. La qualité du service téléphonique a un impact direct sur la perception globale de votre entreprise. Une expérience positive lors des appels téléphoniques crée une impression professionnelle et renforce votre entière réputation.
Une solution flexible face à vos besoins divers
Il est essentiel de prendre en compte la flexibilité et l’évolutivité de vos outils métiers. La flexibilité vous permet d’adapter votre système téléphonique à vos besoins spécifiques. Que vous ayez besoin d’ajouter de nouveaux utilisateurs à mesure que votre entreprise se développe ou de personnaliser les fonctionnalités en fonction de vos processus internes, une solution de téléphonie flexible peut répondre à ces exigences.
De plus, l’évolutivité est cruciale pour une entreprise en croissance. Vous ne voulez pas être limité par votre système téléphonique actuel lorsque vous ajoutez de nouveaux employés ou étendez vos opérations. Une solution téléphonique évolutive vous permet d’ajouter facilement de nouvelles lignes téléphoniques et de gérer efficacement votre croissance. Ainsi, vous n’aurez plus besoin de passer par des procédures coûteuses et complexes.
En optant pour une solution de téléphonie flexible et évolutive, vous pouvez adapter votre système téléphonique à vos besoins en constante évolution. Vous pouvez ainsi améliorer l’efficacité opérationnelle et réduisant les coûts inutiles liés à des changements importants.
Une sécurité totale de vos communications
La sécurité des communications est un aspect critique à considérer lors du choix d’une solution de téléphonie. Les conversations professionnelles peuvent toujours contenir des informations confidentielles et sensibles, telles que des détails financiers, des stratégies commerciales et des données clients. Il est donc impératif de protéger ces informations contre les interceptions et les accès non autorisés.
Une solution de téléphonie sécurisée doit offrir des fonctionnalités avancées, telles que le cryptage des appels. Vous êtes ainsi garantis que les conversations sont protégées et ne peuvent pas être interceptées par des tiers. De plus, la solution doit être capable de résister aux attaques de téléphonie par Internet (VoIP), qui sont de plus en plus courantes.
La sécurité des communications joue un rôle essentiel dans la protection de votre réputation et de votre marque. En assurant la confidentialité et l’intégrité de vos conversations téléphoniques, vous renforcez la confiance de vos clients, partenaires commerciaux et employés dans votre capacité à protéger leurs informations sensibles.
Attirer des talents et des employées engagés
Mettez la QVT (Qualité de Vie au Travail) au cœur de votre choix. C’est une notion de plus en plus importante pour les entreprises et leurs collaborateurs. L’enjeu du bien-être au travail a en effet un impact considérable sur la fidélisation des collaborateurs et l’attractivité de l’entreprise auprès de nouveaux talents. Dès lors, votre solution de téléphonie d’entreprise devra apporter un véritable service à vos collaborateurs : rendre le travail plus agréable, fluidifier la communication, favoriser la séparation vie pro / vie perso… Les salariés prennent en outre de plus en plus conscience de l’importance de déconnecter et de se ressourcer. En pratique, ce n’est pourtant pas chose aisée, d’autant que nos ordinateurs portables et nos smartphones nous suivent partout… Dans ce contexte, il devient primordial de proposer des outils qui favorisent la déconnexion afin de réduire le stress et le surmenage. Votre solution de téléphonie d’entreprise devra donc répondre à cet enjeu. Vous pouvez par exemple permettre à vos collaborateurs de basculer en mode hors-ligne dès la sortie du bureau.
Besoin d'une solution qui correspond à plusieurs de vos critères ?
La téléphonie d’entreprise peut répondre à plusieurs optimisations de fonctionnement de l’entreprise, comme vu dans les points précédents. Vous aurez besoin de définir le critère clé et ensuite les objectifs secondaires que vous souhaitez atteindre avec la téléphonie. Cela vous permet de vous orienter dans le choix proposé et avancer plus rapidement. C’est vous qui définissez les éléments clés et pas les opérateurs qui viennent vous proposer leur solution à leur convenance. Idéalement, une solution de téléphonie d’entreprise peut apporter des améliorations aux multiples aspects du fonctionnement de l’entreprise. C’est un signe d’une proposition forte, innovatrice et de bonne qualité.
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