Dématérialisation: 7 solutions pour votre entreprise
Que ce soit dans une démarche écologique, de réduction des coûts, pour optimiser les procédures administratives ou encore gagner du temps, la dématérialisation a de nombreux avantages. Une simple facture électronique permet de diminuer les coûts de traitement d’environ 25%. Mais la dématérialisation ne se limite pas qu’à l’administratif, en effet, différents outils vous permettent d’optimiser de nombreuses activités du quotidien en entreprise. Voici quelques bonnes solutions à adopter en 2020 !
Yousign, fini la paperasse
Finis les papiers qui s’entassent, les coûts d’impression exorbitants et l’attente de traitement des documents. Avec Yousign, pour la dématérialisation de vos documents administratifs, faire signer vos contrats n’aura jamais été aussi simple. Cette alternative française à DocuSign vous permet de faire signer, d’envoyer et de stocker n’importe quel contrat de manière sécurisée.
Swile, adieu chèques-restaurant
Onoff business, fini le deuxième téléphone pro encombrant
Avoir un téléphone pro, et un téléphone perso ? En plus d’être encombrant et coûteux, cela n’est plus nécessaire. Avec la solution française, Onoff Business finies les démarches administratives, simplifiez-vous la vie en faisant profiter à tous les collaborateurs d’un (ou plusieurs) numéros supplémentaires directement sur leurs téléphones personnels. L’attribution des numéros se fait en quelques clics et ils sont tous hébergés sur le cloud, accessibles depuis différents appareils et cela, n’importe où dans le monde. Le plus : la possibilité d’opter pour des forfaits internationaux afin de bénéficier de communications au tarif local.
AR24, passez aux recommandés électroniques
Parce qu’envoyer des lettres recommandées est pour beaucoup synonyme de calvaire, AR24 propose une solution 100% en ligne afin d’optimiser ses envois tout en ayant la même valeur légale qu’un recommandé classique. Cette solution de dématérialisation permettrait de réduire par deux les coûts d’envois et de plus de 80% le temps passé à l’envoi de recommandés. Fini les impressions, mises sous pli et déplacement en bureaux de poste !
iPaidThat, l’outil de pré-comptabilité automatisé, simple et collaboratif
Cette fois-ci il est question de vous simplifier la gestion des notes de frais. iPaidThat effectue une collecte automatique de vos factures en ligne et un suivi de trésorerie comparant celles importées avec vos relevés bancaires et vous informe en cas de facture manquante. En plus de cela, la startup vous permet d’accéder à une application mobile de gestion des notes de frais simple et rapide pour tous les collaborateurs.
Notion, simplifiez vos notes
Une solution tout en un : notes, docs, base de connaissances, tâches et projets mais aussi tableaux de données, le tout sous une seule application. Concentrant de nombreux usages, Notion vous simplifiera la vie avec une organisation proposée sous forme de 27 blocs réparties en 5 catégories en fonction des usages. Le mieux pour s’en rendre compte est de l’essayer car les fonctionnalités sont vastes.
Libeo, libérez vous des factures
Libeo a imaginé une solution permettant la gestion mais surtout le règlement de vos factures fournisseurs en ligne avec un l’envoi d’un simple email. Même plus besoin d’IBAN ni de saisir manuellement toutes les factures, l’application vous ferait gagner jusqu’à 10h par semaine de gestion tout en limitant les erreurs de saisie. Même les relances peuvent être automatisées. De quoi y voir plus clair dans vos comptes, cette fintech parisienne envisage de devenir le Lydia des professionnels, aussi simple et rapide.
Pourquoi passer à la dématérialisation ?
La Gestion Éléctronique des Documents (GED) permet d’optimiser les processus, de répondre à une problématique d’image de marque ou encore à des soucis de conformité réglementaire et de stratégies de rationalisation. Au delà de ce type de gestion, de nombreuses initiatives sont proposées aux entreprises pour faciliter le quotidien des collaborateurs. La digitalisation est d’autant plus importante qu’elle est incitée par le gouvernement français depuis quelques années déjà. Depuis janvier 2017, les bulletins de paie sont édités sous format électronique pour les salariés du privé comme le stipulait l’article 54 de la loi travail. Pour cette année 2020, la loi Macron du 6 août 2015 prévoyait que toutes les entreprises soient obligées d’accepter les factures électroniques.
Gagner de l’argent en numérisant
Globalement, presque tout le monde a à y gagner, il a été montré qu’une facture papier coûterait environ neuf euros là où une facture électronique en coûte seulement trois. Les éléments dématerialisés seraient alors à 79% des factures fournisseurs et 28% des factures électroniques émises par des PME BtoB. Au final, 46% d’économies seraient réalisées par la mise en place de la dématérialisation couplée à un bon système de workflow. Alors, au délà des factures, n’attendez plus pour limiter votre impact environnemental tout en réalisant des économies.
Mieux travailler en équipe grâce aux solutions en ligne
Le travail en équipe a toujours été un gage de gain de productivité. Avec le développement des outils numériques, cette collaboration se trouve grandement facilité. En améliorant la communication et en facilitant le travail à distance, le numérique encourage le travail d’équipe. Les outils de partage de tâches et de communication favorisent le travail en commun et le développement d’une intelligence collective plus propice à résoudre les challenges de l’entreprise !
Être mieux informé
Les outils automatiques permettent de récolter des statistiques et des informations indispensables au pilotage d’une entreprise. Mémorisées, formalisées, accessibles à tous, les données récoltées ne restent plus coincées dans les mains d’un service mais peuvent être accessibles à tous.
Gagner du temps grâce à la dématérialisation
Outils de gouvernance pour mieux gérer les réunions, outils de gestion de documents pour simplifier et faciliter la saisie et le suivi, outils de gestion de projets : tous ces nouveaux usages liés au numérique ont pour objectif de faire gagner le bien le plus précieux des entrepreneurs, leur temps. Chez onoff, notre objectif était d’apporter cette modernité et cette simplification dans la gestion de la flotte mobile des entreprises. C’est pourquoi notre solution en ligne est à la fois simple à installer et facile à gérer au quotidien. Elle s’inscrit dans la droite ligne de ces solutions qui rationalisent et améliorent le travail au jour le jour. Pour une année pleine de succès !
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