Télétravail : s’inspirer des outils et pratiques des entreprises full-remote
Le télétravail s’impose à nous avec le reconfinement et la pandémie. Et si la perspective d’un travail plus flexible, avec moins de temps de transport est alléchante, il n’est pas non plus évident de ne plus voir ses collègues ou de créer une dynamique de groupe. Pourtant, certaines entreprises ont choisi de ne pas avoir de bureau du tout et ont structuré leur travail d’une manière complètement différente. Qui sont ces entreprises full-remote ? Quelles sont les stratégies qu’elles ont adoptées pour travailler effectivement ? Et quels sont les outils dont elles se sont dotées ?
Ces entreprises qui n’ont pas de bureaux
À l’étranger
Parmi les sociétés qui n’ont pas de bureaux, on trouve principalement des entreprises numériques. La plus célèbre est sans doute Automaticc, qui développe la plateforme WordPress la plus utilisée pour créer des sites et des blogs (34,7 % des sites existants l’utilisent) et dont la valeur a été estimée à 3 milliards de dollars. Depuis 2017, la société a fermé son siège à San Francisco et basculer 550 salariés en télétravail. Son fondateur, Matthew Mullenweg, assume et défend son modèle full-remote. Avec des salariés dans 70 pays, ils gèrent 70% de leurs projets via des blogs internes utilisant le modèle P2 de WordPress.com et les 25 % restant grâce à des chats privés ou sur Slack. Actifs 24/7 grâce à la dispersion des collaborateurs dans plusieurs pays, ils ont inversé le temps de présence tous ensemble. Alors qu’habituellement les salariés ont 4 semaines en dehors du bureau et le reste de présence au bureau, chez Automaticc, il y a 4 semaines de rassemblement collectif et tout le reste depuis l’endroit où chacun souhaite travailler.
Autre fervent défenseur du modèle full-remote, Basecamp, société américaine qui développe un outil de gestion de projets et qui pousse la cohérence jusqu’au bout en s’appuyant sur leur outil pour travailler à distance. Les fondateurs de Basecamp ont écrit le livre à succès, Remote : office not required (2013), longtemps dans le top des ventes de livres business sur Amazon. Ils qualifient les bureaux de “fabrique à interruptions”, qui découpent votre journée en micro-tâches de 10-15-20 min, et soulignent le fait que de nombreux salariés se disent plus productifs quand ils arrivent tôt le matin ou en restant tard le soir, voir en avançant durant le week-end… Autant adopter le télétravail.
En France
Il y a moins d’exemples en France : BoondManager, une startup spécialisée dans l’édition d’outils de gestion ; Platform.sh, une solution de cloud en B2B ; Whodunit, une agence de création de sites Internet ; Fizzer, une app de cartes postales et de faire-part personnalisés ; O’Clock, une école de développeur web ; ou encore Ferpection, spécialisée dans l’UX Design. Mais le télétravail forcé du confinement a montré que d’autres organisations étaient possibles. Ainsi la startup spécialisée dans l’immobilier pour particuliers, Wizi, avait des réticences sur le télétravail mais tenter l’expérience a changé la donne. C’est surtout “Les 40.000 euros de loyer par an en moins [qui] ont fini de nous convaincre” explique le CEO aux Echos. La même raison a poussé l’Institut Sapiens, organisation à but non-lucratif, de se passer de bureau.
Un grand groupe, comme Novartis France, négocie la possibilité pour ses 2000 salariés de choisir entre 100% de travail chez eux, 100% de travail au bureau, ou un panachage des deux, avec une proportion de télétravail choisie. Une flexibilité présentiel et télétravail plutôt prônée chez Accenture ou PSA. Entre travail à domicile, espace de coworking et bureaux répartis sur le territoire, le nomadisme trouve doucement sa place. Welcome To The Jungle, la plateforme de l’emploi nouvelle génération, propose désormais une rubrique pour les boulots disponibles à distance.
Mais pour fonctionner, une chose est sûre : le télétravail doit être organisé. Quels sont les outils et bonnes pratiques mises en place par ces entreprises qui n’ont pas de bureaux ?
Les erreurs à éviter : comment bien télétravailler
Le télétravail est-il vraiment plus productif ? On peut en douter quand on est saturé de notifications qui bipent dans tous les sens. Ou quand on perd son temps dans une réunion visio où l’on n’a rien à dire. En fait, pour être efficaces, les entreprises full-remote changent leur manière de travailler. Voici les erreurs que l’on commet en télétravail et qui le rendent inefficace.
Vouloir reproduire le bureau, mais en ligne !
Ce que l’on fait en télétravail – et qu’il ne faudrait pas faire :
- Créer des réunions à plus de 10 personnes en vidéo calls ne fonctionne pas.
- S’interrompre 60 fois par jour pour vérifier les messages Slack de ses collègues revient au même que d’être interrompu au bureau.
- Répondre à ses mails plus de 70 fois par jour empêche d’avancer sur ses tâches.
- Imposer des horaires de bureau de 9h à 5h et jouer au big brother avec ses salariés est contre-productif.
L’hyperconnectivité nous empêche d’être efficaces. Or travailler en ligne, ce n’est pas forcément être hyperconnecté. Bien télétravailler, c’est utiliser les outils collaboratifs à bon escient.
Tout l’intérêt du télétravail est de permettre la flexibilité et repose sur la confiance que vous accordez à vos salariés. Rester dans le carcan du travail au bureau est épuisant et contre-productif. Alors quelles sont les bonnes pratiques ?
Ce que l’on devrait faire en télétravail
Partager les documents de manière collaborative
Pour que le travail à distance soit fluide, il faut que chacun puisse accéder à l’information facilement. En mettant les documents de l’entreprise en ligne de manière structurée, vous permettez à chacun d’être autonome et parfois même vous permettez à certains salariés de faire des liens avec d’autres branches de l’entreprise, d’autres équipes, auxquels vous n’aviez pas pensé.
Privilégier la communication écrite et asynchrone
Pour que les informations circulent bien, il faut les communiquer clairement, par écrit. Il est plus efficace de noter ce que l’on attend de ses collègues que de faire une réunion pour leur demander. Car ainsi, vous leur laissez le loisir de consulter l’information quand ils en ont le temps (au lieu d’interrompre leur travail) et de revenir à votre demande s’ils ont un doute. Toutes les communications ne méritent pas d’être faite en temps réel.
Bien s’équiper
Perdre du temps à se connecter, ne pas entendre ses collègues, sont autant d’éléments qui viennent parasiter le travail à distance. Les entreprises full-remote investissent entre autres dans des lumières pour bien se voir lors des call vidéos et des micro qui suppriment les bruits parasites. On fait le point sur les équipements dans la dernière partie de l’article.
Ne programmer que les réunions indispensables
Si vous pouvez obtenir le même résultat grâce à une rapide conversation sur Slack, ou un rapide coup de fil à une personne, ou un e-mail : alors ne planifiez pas de réunion.
Réduire le temps des réunions à 15 minutes par défaut
Plus le meeting sera court, plus vous devrez être succinct et efficace. Plus vous avez le temps, plus le sujet se perd en tergiversations.
Bien préparer ses réunions
C’est bien connu, sans agenda spécifique, et sans objectif clair, une réunion perd son sens. Préparer sa réunion en sachant quelle est la réponse que l’on veut obtenir et les points que l’on veut traiter en améliore l’efficacité.
Limiter le nombre d’invités à une réunion
À moins d’une décision stratégique, une réunion ne doit concerner que deux personnes, éventuellement trois. S’astreindre à cette limite rend plus efficace.
Bien conclure sa réunion
Quelles sont les prochaines étapes, qui est responsable de quoi et quelles sont les dates de rendu : voilà les 3 points à identifier à la fin de la réunion si l’on ne veut pas avoir à en programmer une autre.
Une réunion ne doit pas servir à communiquer des informations
Les e-mails et les messages instantanés servent à ça. Ils permettent d’éviter des réunions inutiles.
Ne décrocher le téléphone que pour les urgences
Toujours dans l’idée de permettre à chacun de rester focalisé sur son travail et ses tâches, le téléphone ne doit servir qu’aux urgences – en dehors des points programmés entre collaborateurs évidemment.
Le secret du télétravail : bien communiquer de manière asynchrone
En travail à distance, il est primordial de bien savoir communiquer par écrit. Car en facilitant la communication en décalé, on permet à chacun de bien organiser son planning et d’être efficace. Que doit contenir vos briefs pour être clairs ?
- Donner le contexte avec assez de détails
- Expliciter les priorités et bien préciser les résultats que l’on souhaite obtenir.
- Donner des dates d’échéance.
- Fournir la marche à suivre si le collaborateur ne peut pas répondre à la demande exprimée.
Le bon état d’esprit pour un télétravail efficace
Bien s’adapter au télétravail pour une entreprise suppose de bien maîtriser cette communication asynchrone. Quels sont les mantras qui changent lorsque l’on devient une véritable entreprise full-remote :
- Ne plus confondre présence au travail avec productivité
- Ne plus considérer le temps passé comme gage de la qualité du travail.
Ce sont les tâches accomplies qui marquent la productivité. Peu importe si elles ont été accomplies en plein jour ou pleine nuit, en une heure ou en deux, du moment qu’elles remplissent le cahier des charges et le planning.
Quels sont les outils pour bien télétravailler
Si modifier notre rapport au travail est primordial pour bien télétravailler, un bon équipement est également de rigueur. Le premier confinement l’a bien mis en avant : mal préparé, le télétravail n’est pas un avantage. Quels sont les outils pour bien télétravailler ?
Un ordinateur portable
Leurs ventes ont atteint un niveau historique après le confinement. Avec un second écran plus grand ou un rehausseur pour éviter les mauvaises postures, on crée un bon poste de télétravail.
Un numéro de portable pro
Plus flexible que de posséder un smartphone professionnel, avoir un second numéro qui s’installe sur son téléphone personnel avec une simple application – comme le propose Onoff Business – permet aux salariés de n’avoir qu’un smartphone, tout en séparant vie pro et vie perso. Et pour l’entreprise, c’est la garantie de conserver les mêmes numéros et de sauvegarder ses données client.
Des logiciels collaboratifs
La communication et le partage des informations sont clé dès que l’on travaille à distance. Pouvoir collaborer ensemble sur les mêmes dossiers en ligne et les mêmes documents est une nécessité. Les entreprises full-remote privilégient différents outils : du blog en passant par la G-Suite ou les logiciels de gestion de projets de type Basecamp.
Des logiciels de communication
Chatroom privée ou le désormais incontournable Slack, voilà de quoi faciliter les discussions entre salariés.
Des logiciels pour la visioconférence
Zoom a explosé avec le confinement. Ce logiciel de visioconférence basé en ligne facilite évidemment les échanges, aux côtés de solutions comme Google Hangouts, GoToMeetings ou MicrosoftTeams.
Du matériel pour les appels et les visioconférences
Quand on s’appuie uniquement sur le travail à distance, autant soigner la prise de vue et de son. Selon la qualité des ordinateurs portables, une bonne webcam s’impose. Un micro qui réduit les sons parasites augmente indéniablement la qualité des visioconférences. Et pour aller plus loin, on peut s’équiper d’une lampe bague Led pour être bien visible quand on est filmé.
Des protections numériques
Sauvegardes, mots de passe puissants, protections et VPN, sont autant de moyens sur
lesquels les DSI et les entrepreneurs doivent se concentrer pour que le télétravail ne soit pas l’occasion de se faire attaquer par des pirates.
Bien organisé, le télétravail représente plusieurs avantages pour les entreprises. Bien sûr, le premier invoqué porte sur les économies sur le prix du loyer, mais il a ses limites. En effet, être une entreprise distribuée ne signifie pas que l’on se voit plus ou que l’on travaille seul. Les espaces de coworking représentent un coût pour l’entreprise et les frais de déplacement et d’hôtellerie lors des rassemblements d’équipe viennent en partie utiliser le budget économisé. L’atout majeur invoqué par les entreprises full-remote se concentre sur le recrutement, facilité par l’absence de frontière.
Deuxième avantage souvent mentionné : faciliter et améliorer le recrutement. Trouver les bons profils dans sa ville ou sa région n’est pas toujours pertinent. Surtout pour des profils très recherchés comme les développeurs. Pouvoir recruter sur tout le territoire, voire partout dans le monde devient une vraie force. Offrir la flexibilité du télétravail représente aussi un argument pour fidéliser ses employés.
Troisième avantage évoqué : la productivité. Une idée qui peut nous paraître contre-intuitive mais qui s’explique par le nombre d’interruptions et de réunions inutiles qui peuvent plomber une journée de travail au bureau. À l’inverse, en adoptant les bonnes pratiques des entreprises full-remote, une entreprise peut améliorer sa productivité grâce au travail à distance.
Enfin, quatrième avantage : la flexibilité pour le salarié, qui gagne du temps sur le trajet maison-boulot et peut plus facilement caler des rendez-vous avec un livreur, un médecin ou un réparateur grâce au télétravail, sans parler de l’entretien de la maison qui peut remplacer la pause café. Une qualité de vie qui améliore la productivité.
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